Descubre cómo una empresa mejoró su atención al cliente y la productividad integrando una centralita virtual con Microsoft Teams. Caso real y resultados obtenidos.
Cliente: Visual Limes
Visual Limes se funda con la firme determinación de contribuir al desarrollo de sistemas de gestión de la información aplicados al sector de la salud.
Visual Limes es una empresa especializada en el desarrollo de software para el sector sanitario, con más de 30 años de experiencia creando soluciones tecnológicas para hospitales y clínicas.
Sus sistemas de información, diseñados en colaboración con profesionales de la salud, ayudan a digitalizar y optimizar procesos en áreas como la farmacia hospitalaria y la nefrología, mejorando la eficiencia, la seguridad y la calidad asistencial.
Centralita virtual integrada con Microsoft Teams: una solución para trabajar desde cualquier lugar
Cada vez más empresas utilizan Microsoft Teams como herramienta principal de comunicación interna.
Sin embargo, muchas siguen gestionando las llamadas de clientes con sistemas independientes, teléfonos físicos o centralitas tradicionales que dificultan el trabajo diario.
La empresa contaba con varios departamentos repartidos entre oficina, teletrabajo y personal desplazado. Aunque utilizaban Microsoft Teams para reuniones y colaboración, la telefonía seguía funcionando mediante una centralita separada, generando incidencias, pérdida de tiempo y una experiencia poco eficiente tanto para empleados como para clientes.
Fue entonces cuando decidieron apostar por una centralita virtual integrada con Microsoft Teams.
El reto: Que dos sistemas de comunicación trabajen juntos
Antes de la implantación, los empleados tenían que alternar constantemente entre distintas herramientas para gestionar llamadas, reuniones y comunicaciones internas.
Entre los principales problemas destacaban:
- Dificultad para atender llamadas cuando trabajaban fuera de la oficina.
- Falta de visibilidad sobre el estado de disponibilidad de cada usuario.
- Dependencia de teléfonos físicos.
- Transferencias de llamadas lentas e ineficientes.
- Costes de mantenimiento asociados a la telefonía tradicional.
- Experiencia inconsistente para clientes y proveedores.
La dirección buscaba una solución que permitiera centralizar todas las comunicaciones empresariales en una única plataforma.
La solución: integrar la centralita virtual directamente en Microsoft Teams
Tras analizar las necesidades de la empresa, se implantó una solución de telefonía para Microsoft Teams completamente integrada con su entorno de trabajo habitual.
Los usuarios pudieron comenzar a realizar y recibir llamadas directamente desde Teams, utilizando su ordenador, móvil o tablet, sin necesidad de aplicaciones adicionales.
La solución incorporó:
Numeración corporativa integrada en Teams: Todos los números de empresa quedaron asociados a Microsoft Teams, permitiendo gestionar llamadas desde cualquier ubicación.
Recepcionista virtual y colas de llamadas: Se configuraron menús automáticos y flujos inteligentes para dirigir cada llamada al departamento adecuado desde el primer momento.
Trabajo híbrido sin limitaciones: Los empleados podían atender llamadas exactamente igual estuvieran en la oficina, en casa o desplazados.
Transferencias y presencia en tiempo real: La integración permitió conocer la disponibilidad de cada compañero antes de transferir una llamada, reduciendo tiempos de espera y mejorando la atención al cliente.
Administración centralizada: Toda la gestión de usuarios, extensiones y servicios quedó simplificada desde una única plataforma.
Los resultados: más productividad y una mejor experiencia para el cliente
La transformación fue inmediata.
La integración de la centralita virtual con Microsoft Teams permitió a la empresa modernizar completamente su sistema de comunicaciones y adaptarlo a un modelo de trabajo mucho más flexible.
Entre los beneficios obtenidos destacaron:
- Mayor rapidez en la atención telefónica.
- Reducción de llamadas perdidas.
- Mejor coordinación entre departamentos.
- Mayor movilidad para los empleados.
- Eliminación de dependencias de hardware telefónico.
- Optimización de costes de comunicación.
- Escalabilidad para incorporar nuevos usuarios y sedes.
Además, los trabajadores adoptaron la solución rápidamente al tratarse de una herramienta que ya utilizaban diariamente.
¿Por qué cada vez más empresas integran su telefonía con Microsoft Teams?
Microsoft Teams se ha convertido en una de las plataformas de colaboración más utilizadas por las empresas.
Integrar la telefonía empresarial dentro del mismo entorno permite simplificar procesos, mejorar la productividad y ofrecer una experiencia más profesional a clientes y colaboradores.
Con una centralita virtual para Microsoft Teams, las empresas consiguen:
- Unificar comunicaciones.
- Facilitar el teletrabajo.
- Mejorar la atención al cliente.
- Reducir costes tecnológicos.
Escalar la solución según el crecimiento del negocio.
¿Tu empresa también utiliza Microsoft Teams?
Si ya trabajas con Microsoft Teams, probablemente puedas aprovechar mucho más la herramienta incorporando una solución de telefonía profesional totalmente integrada.
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